Si vous pensez à organiser votre business, c’est que vous avez déjà bien avancé sur vos stratégies business, marketing et branding ! En effet, l’organisation de votre business en dépend fortement.
Dans cet article, je liste 3 étapes qui permettent de mettre en place une organisation solide garantie “sans actions superflues » et basée sur votre stratégie.
Si vous lancez bientôt votre business, c’est le moment idéal pour établir une première organisation que vous pourrez s’améliorer avec le temps ! Mais, ne faites surtout pas l’erreur de vous lancer sans avoir établi une organisation « bêta » claire ! Vous risquez de vous perdre dans :
- Le méandre des messages
- Les actions superflues
- Les questionnements infinis sur vos priorités du mois
- Les to-do list qui n’en finissent jamais…
Définir les stratégies de bases de votre business
C’est la première étape pour construire une organisation solide. Une bonne organisation se base sur une stratégie claire pour votre :
- business qui inclut votre offre, votre client idéal et vos prix
- branding qui inclut votre charte graphique et votre branding verbal
- marketing qui inclut votre stratégie de contenus et vos stratégies réseaux sociaux
De plus, votre stratégie doit également contenir vos objectifs de vente, vos objectifs sur les réseaux sociaux ainsi que les actions à poser afin de les atteindre !
Créer des plannings pour bien organiser son business
Une fois que vous avez défini vos différentes stratégies contenant vos objectifs et vos actions clés pour les atteindre ! C’est le moment de passer à la partie planning !
Je vous conseille de travailler sur 4 plannings différents pour gérer :
- votre stratégie et vos projets
- vos contenus marketing
- l’administratif
- vos clients
Il est possible de tous les combiner, mais ça risque de faire beaucoup d’information sur un seul document.
Je vous conseille de faire ce travail d’abord sur papier avant de vous lancer dans une application digitale !
Imprimer 4 fois un calendrier classique pour chaque type de planning.
1) Le planning stratégique
Pour le planning annuel stratégique, entourez vos dates de :
- lancement de votre business
- lancement d’offre
- promotion sur vos offres
- projets de toute sorte
- collaborations (à mettre à jour au fur et à mesure)
Choisissez une couleur pour chaque type de date.
Petit conseil 1 pour vos dates de lancement :
Il n’y a pas de date idéale ! Cependant, les mois de janvier, avril et septembre, qui correspondent aux premiers mois des trimestres de l’année sont plutôt idéaux. Ça permet de relancer le trimestre avec énergie !
Petit conseil 2 pour vos dates de lancement :
Si vous commencez votre business dans le premier, le deuxième ou le troisième trimestre de l’année faites votre planning jusqu’à la fin de l’année. Si vous lancez votre business dans le dernier trimestre de l’année, faites un planning jusqu’à l’année qui suit !
Astuces :
Vous pouvez positionner vos dates de promotion stratégiquement le premier mois de chaque trimestre pour rebooster le trimestre !
2) Le planning de contenus
Pour le planning de contenus, entourez les dates d’envoi ou de publication de vos contenus clés :
- articles de blog
- postes sur les réseaux sociaux
- podcasts (si vous en avez)
- newsletters
Cette liste n’est pas exhaustive ! Elle est à adapter selon votre business !
3) Le planning administratif
Pour le planning administratif, entourez les dates de paiement pour :
- les URSSAF
- la TVA (si vous la payez)
- les impôts
3) Le planning client
Pour le planning client, entourez vos dates de :
- début du service
- fin du service
- rendez-vous
- livraison des livrables
Ce planning dépend beaucoup de votre processus de l’onboarding jusqu’à la fin de votre prestation client. Que ce soit du coaching, de l’accompagnement en groupe ou individuel, ou encore une prestation de service, quand vous avez un client, ayez en tête les étapes que vous allez suivre pour délivrer la prestation. Pour les business de produit physique ou e-commerce, ce planning correspond à vos plannings de commandes !
C’est un planning que vous devez également gérer avec attention pour ne pas prendre trop de clients ou, pour les e-commerces, avoir une surcharge de commandes, sans avoir les stocks nécessaires…
Organiser les activités clés de votre business pour créer un rétro-planning
Puisque dans la première étape, nous avons parlé de planning, il est temps de passer au rétro-planning.
Si le planning contient les jalons finaux, le rétro-planning contient tous les jalons intermédiaires pour y arriver.
Cette deuxième étape contient plusieurs sous-étapes ! C’est LA partie essentielle de cet article pour organiser son business, donc on se concentre !
Étape 1 : Listez vos activités clés et créer des processus
- Rédaction d’article de blog
- Création de contenus et planification réseaux sociaux pour X temps
- Rédaction et planification d’une newsletter
- Bilan mensuel – ½ journée
- Gestion administrative URSSAF
- Gestion administrative Comptabilités
- Réponse à tous vos messages sur tous les canaux
- Action d’engagement sur les réseaux sociaux
- Gestion de vos clients
Pour chaque de ces activités clés, construisez des processus de A-Z clairs afin d’avoir conscience de toutes les étapes.
Par exemple, pour l’activité “rédaction d’article de blog”, un processus potentiel le suivant :
- Cherchez des idées et choisir un sujet (1 mois avant)
- Faire des recherches sur le sujet (1 mois avant)
- Construire le plan de l’article (3 semaines avant)
- Rédiger le contenu d’une traite (3 semaines avant)
- Relire, peaufiner et corriger l’article (2 semaines avant publication)
- Planifier la publication sur votre site web (1 semaine avant)
Étape 2 : Déterminer la fréquence de chacune de ces activités et la quantité
Pour chacune des activités que vous avez listées, déterminez la fréquence à laquelle vous devez effectuer cette tâche et la quantité de contenus (si applicable) à produire
- Trimestrielle
- Mensuelle
- Bi-mensuelle
- Hebdomadaire
- Journalier
Vous pouvez y ajouter des précisions, en :
- fin de mois
- milieu de mois
- début de mois
Étape 3 : Déterminer la durée de chacune de ces activités
Pour chaque activité clé, déterminez la durée de l’activité : combien de temps cela vous prend pour terminer ce processus pour chaque activité.
Étape 4 : Intégrer des plages horaires pour chaque d’activités
Prenez votre calendrier et placez ces plages horaires ! C’est une méthode de productivité très efficace que l’on appelle le time-blocking !
Choisir vos outils de productivité
Pour bien gérer votre business, il existe différents types d’outils de productivité liés à la gestion d’une activité particulière :
- planification des réseaux sociaux
- création de visuel
- gestion des finances
- etc.
Choisissez donc un outil pour chaque de vos activités clés pour organiser votre business !
Il est également important d’avoir un outil central qui vous permet de suivre l’ensemble de projets, votre production de contenus, vos clients. Pareil, il existe plusieurs outils capables de jouer ce rôle « d’organisateur général » comme Trello, ClickUp ou Notion.
Avant de lancer votre business, prenez le temps de regarder ces outils, choisissez celui qui vous convient le mieux en termes d’ergonomie, de couleurs… ! YouTube sera votre meilleur ami pour choisir !
Une fois que vous aurez choisi votre outil, intégrez-y tous vos plannings, vos processus, etc… ! Je vous conseille d’avoir tout à un seul endroit.
Restez avec cette organisation plusieurs mois avant de la changer pour la tester en profondeur. Changez tout le temps d’outils et d’organisation risque de vous faire perdre du temps !
Voilà ! Avec tout ça, vous devriez avoir une organisation solide pour démarrer !
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